Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ vô cùng phổ biến trong kinh doanh có vai trò giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng tiếp cận khách hàng và quảng bá sản phẩm đến với người tiêu dùng. Để triển khai tổ chức một sự kiện trọn gói diễn ra hiệu quả thì lại cần rất nhiều yếu tố về mặt kinh nghiệm, thời gian hay ngân sách. Hãy cùng Phú Quí Adv & Events tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì? Quy trình triển khai một sự kiện thành công dưới đây nhé!
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là việc lên kế hoạch và quy trình tổ chức chương trình từ khi nó chỉ là một ý tưởng đến khi kết thúc. Những công việc này bao gồm: xác định mục đích, lên ý tưởng, viết kịch bản, thiết kế, hậu cần, thi công thực hiện, tổ chức và giám sát,…để một sự kiện thành công.
Tổ chức sự kiện hướng đến mục đích truyền tải thông điệp ý nghĩa đến công chúng hoặc khách hàng nhằm quảng bá hình ảnh và định vị được thương hiệu. Đây còn là cơ hội để công ty/doanh nghiệp tạo được thiện cảm với khách hàng và mở rộng cánh cửa thị trường lẫn doanh thu.
Mục đích của tổ chức sự kiện
Mục đích của tổ chức sự kiện phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể của từng doanh nghiệp hoặc tổ chức. Tổ chức sự kiện đóng góp những vai trò to lớn vào các chiến dịch marketing quảng bá sản phẩm và nâng tầm thương hiệu doanh nghiệp. Dưới đây là mục tiêu tổ chức muốn hướng đến:
- Hỗ trợ quảng bá, nâng tầm thương hiệu cũng như các chiến dịch marketing tiếp thị
- Tạo sự quan tâm, chú ý và tạo ấn tượng với công chúng, truyền thông và đặc biệt là khách hàng mục tiêu
- Tổ chức sự kiện Góp phần quảng bá sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp và tạo ra cơ hội để thúc đẩy doanh thu
- Mở rộng và nhân rộng khách hàng, đối tác để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
- Hỗ trợ đánh bóng tên tuổi cho doanh nghiệp và sản phẩm/dịch vụ.
- Trợ giúp công ty/doanh nghiệp xây dựng hình ảnh truyền thông để nâng tầm thương hiệu cho sản phẩm, dịch vụ
- Thay đổi hoặc cải thiện nhận thức của công chúng, giới truyền thông và khách hàng với thương hiệu hoặc sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
- Tổ chức sự kiện giúp tối ưu, gia tăng hiệu ứng truyền thông để tạo ra dấu ấn cảm xúc giữa thương hiệu và khách hàng
- Hỗ trợ tiếp thị, bán hàng và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi trên mọi kênh phân phối.
Hình thức tổ chức sự kiện
Ở các nước phát triển, nghề tổ chức sự kiện đã có từ lâu đời. Do đó, họ đã có hệ thống lý luận đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự kiện được phân ra gồm nhiều lĩnh vực cụ thể như:
- – Business event: những sự kiện trong lĩnh vực kinh doanh như lễ ký kết hợp đồng
- – Corporate events: gồm những sự kiện liên quan doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
- – Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
- – Exhibitions: sự kiện triển lãm
- -Trade fairs: hội chợ thương mại
- – Entertainment events: Các sự kiện giải trí
- – Concerts/live performances: đây là các buổi liveshow ca nhạc
- – Festive events: Lễ hội, liên hoan, Festive,…
- – Government events: Sự kiện liên quan đến cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ương đảng,…
- – Meetings: các cuộc họp
- – Seminars: Hội thảo chuyên đề
- – Workshops: Bán hàng
- – Conferences: Hội thảo
- – Conventions:Hội nghị
- – Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
- – Sporting events: Sự kiện thể thao
- – Marketing events: Sự kiện trong lĩnh vực marketing
- – Promotional events: Các sự kiện liên quan khuyến mãi, xúc tiến thương mại
- – Brand and product launches: Sự kiện ra mắt sản phẩm mới cũng như thương hiệu doanh nghiệp
Một sự kiện thành công đòi hỏi phải có sự kiểm soát chặt chẽ từng hạng mục, đảm bảo tiến độ cũng như xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong sự kiện. Để làm được điều đó đòi hỏi người tổ chức phải thiết lập một quy trình chuẩn hóa và khoa học. Theo đó, quy trình tổ chức sự kiện gồm 4 giai đoạn cơ bản:
Giai đoạn trước sự kiện
Trong giai đoạn này người tổ chức sự kiện cần thu thập thông tin khách hàng, xác định mục đích của sự kiện để lên kế hoạch công việc cụ thể gồm:
- Xác định mục đích của sự kiện, quy mô đối tượng tham gia
- Những yếu tố nào tác động đến thành công của sự kiện
- Brainstorm, tìm ra ý tưởng phù hợp cho sự kiện
- Chuẩn bị, vận chuyển và thi công lắp đặt các trang thiết bị cần thiết phục vụ sự kiện
- Lập kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện
- Chuẩn bị các phương án dự phòng khi có sự cố xảy ra
- Xây dựng timeline tổ chức sự kiện
- Lên dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Xác định mục đích sự kiện là bước đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công
Giai đoạn chạy sự kiện
Các công việc qua các giai đoạn tổ chức sự kiện
Đây là giai đoạn tổ chức, kiểm soát các hạng mục trong sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch. Giai đoạn này sẽ gồm các công việc sau:
- Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, các hạng mục trang trí cho sự kiện
- Tổng kiểm tra các hạng mục lần cuối, đồng thời chạy rehearsal các tiết mục sẽ diễn ra trong chương trình
- Viết thư mời và tổ chức đón tiếp khách tham gia sự kiện
- Điều phối, theo dõi tiến độ để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kịch bản trước đó.
Giai đoạn sau tổ chức sự kiện
Đây là giai đoạn truyền thông để quảng bá thương hiệu sau sự kiện. Trong giai đoạn này thường nhà tổ chức sẽ thực hiện các công việc sau:
- Truyền thông, quảng bá thương hiệu sau sự kiện
- Kết nối, tạo mối quan hệ thân thiết với khách hàng, đại lý, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sau sự kiện
- Hỏi thăm, chăm sóc khách hàng, tối ưu chất lượng dịch vụ
- Xử lý, giải quyết các rủi ro sau sự kiện phát sinh
- Tổng kết, hạch toán và xử lý các vấn đề về kinh phí sự kiện
- Nội bộ ban tổ chức cùng nhìn lại những điều đã làm được, chưa làm được để rút kinh nghiệm, khắc phục sự cố, thiếu sót trong sự kiện.
LƯU Ý: Quy trình trên chỉ mang tính chất tương đối, đơn vị tổ nên đơn vị tổ nên căn cứ vào mục đích và loại hình sự kiện để đưa ra quy trình chuẩn nhất.
Lưu ý khi tiến hành tổ chức sự kiện
Một số lưu ý khi tiến hành tổ chức sự kiện
Để quá trình tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công tốt đẹp thì doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau
- Kế hoạch tổ chức sự kiện: Nhất định phải xây dựng kế hoạch để bao hàm: Lịch trình, dự trù khách mời, nội dung, thông điệp, kinh phí, âm thanh – ánh sáng,… để hạn chế rủi ro hoặc sự cố khi tổ chức.
- Địa điểm: Nên khảo sát địa điểm càng sớm càng tốt và lựa chọn nơi có sức chứa, không gian phù hợp.
- Dẫn chương trình (MC): Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ MC khi tổ chức sự kiện bởi họ là cầu nối và là người truyền tải thông điệp của mình đến với khách mời.
- Âm thanh và ánh sáng: Kiểm tra liên tục trước sự kiện để đảm bảo dàn âm thanh, ánh sáng được lắp đặt đúng kỹ thuật và không có bất cứ vấn đề gì.
- Nhân sự: Các sự kiện cần có sự phối hợp và hỗ trợ giữa các phòng ban. Với những sự kiện lớn, doanh nghiệp nên thuê thêm cộng tác viên hoặc các đơn vị có chuyên môn để được hỗ trợ.
- Người nổi tiếng: Đây là yếu tố giúp sự kiện nổi tiếng và hấp dẫn hơn. Vì vậy, hãy để riêng một nhân sự chăm sóc, kiểm soát talent nhằm hạn chế trục trặc hoặc xung đột lịch trình.
- Có kế hoạch chuẩn bị cho rủi ro: Đơn vị tổ chức nên xây dựng kế hoạch đề phòng để xử lý nhanh chóng vấn đề khi rủi ro xuất hiện.
Lý do doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện
Mặc dù kịch bản và kế hoạch có thể tự tìm kiếm trên internet nhưng nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì rất dễ gặp các vấn đề phát sinh sau đây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sự kiện:
- Chi phí thực tế phát sinh tăng hơn khoảng 30% so với kế hoạch ban đầu do doanh nghiệp không lường trước được các chi phí phát sinh, cũng như không đàm phán được mức giá tốt của các dịch vụ bổ trợ so với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
- Tốn nhiều thời gian để tìm ý tưởng, lên kế hoạch tổ chức cho sự kiện
- Không nhận được hỗ trợ hoặc ưu đãi từ các dịch vụ chuyên sự kiện như trang thiết bị âm thanh, ánh sáng hay dịch vụ nhà hàng..
Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để thực hiện, vừa đảm bảo độ thành công của sự kiện vừa tiết kiệm chi phí tổ chức cho doanh nghiệp.
Phú Quí Adv & Events – Công ty tổ chức sự kiện
Là một trong những công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp tại Việt Nam, Phú Quí Adv & Events hiện đang cung cấp nhiều gói giải pháp tổ chức sự kiện độc đáo, phù hợp với từng mục đích và loại hình doanh nghiệp muốn hướng tới với chi phí tối ưu.
